Belső ellenőrzés – mi ez?

2024 Szerző: Angel Austin | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 05:29

A belső ellenőrzésnek és auditnak előkelő helyet kell kapnia minden olyan vállalatnál, amely korlátozott erőforrásokkal rendelkezik, és nem akar csődbe menni. Oroszország hatalmas területén ez a szempont nem veszíti el relevanciáját mind jogszabályi, mind intézményi és szakmai szempontból. Tehát mi az a belső ellenőrzési szervezet?

A terminológiával való foglalkozás

Figyeljünk az alapfogalmakra, és mindenekelőtt elemezzük, mi is az a belső audit. Ez a kifejezés a szervezet belső dokumentumaiban szabályozott tevékenységek jelölésére szolgál, amelyek a struktúra és a vezetési egységek munkájának különféle szempontjainak ellenőrzésére szolgálnak, és amelyet a felhatalmazott szerv képviselői hajtanak végre a megállapított keretek között.

Az információ végfelhasználója lehet az igazgatóság, a részvényesek közgyűlése vagy a társaság tagjai, egy végrehajtó testület stb.

A kitűzött cél az, hogy segítse a menedzsment összekapcsolását a rendszer különböző elemeinek hatékony ellenőrzésében. A fő feladat -megbízható információkat nyújtanak a különféle érdeklődésre számot tartó kérdésekről. A belső ellenőrök általános feladatokat látnak el:

1. Értékelje fel a vezérlőrendszer(ek) megfelelőségét. Ez azt jelenti, hogy ellenőrizni kell a linkeket, indokolt és ésszerű javaslatokat kell tenni a feltárt hiányosságok kiküszöbölésére, valamint ajánlásokat kell készíteni az irányítás hatékonyságának növelésére.
2. A teljesítmény értékelése. Magában foglalja a szervezetek működésének különböző aspektusaira vonatkozó szakértői értékelések bemutatását, valamint indokolt javaslatok megfogalmazását azok fejlesztésére vonatkozóan.

Fajok sokfélesége

Mi lehet egy belső ellenőrzési rendszer? Kiemelés:

1. Az irányítási rendszer(ek) funkcionális auditja. Ennek célja a gazdasági tevékenység bármely területének termelékenységének és hatékonyságának értékelése.
2. Keresztfunkcionális audit. Felméri a különböző feladatok ellátásának minőségét, valamint az országon belüli összekapcsolódást és interakciót.
3. Irányítási rendszer(ek) szervezeti és technológiai auditja. A különböző hivatkozások feletti irányítás gyakorlásakor jelenik meg. Minden, ami a menedzsmenttel kapcsolatos, érdekes. Különös figyelmet fordítanak a technológiai és/vagy szervezeti racionalitásra.
4. Tevékenységek ellenőrzése. Ez magában foglalja egy objektív felmérés elvégzését és átfogó elemzést minden munkaterületről és folyamatban lévő projektről a fejlesztési lehetőségek azonosítása érdekében. Kívül,elindítható azon elemek ellenőrzése, amelyek a szervezetet a külső környezethez kapcsolják. Ilyenek például a szakmai kapcsolatok, az imázs és hasonlók. Itt az auditorok azzal a kérdéssel szembesülnek, hogy meg kell-e találni a szervezet munkájának erősségeit és gyengeségeit, felmérni a magasabb rendű rendszerekben elfogl alt pozíciójának stabilitását, valamint a fejlődési és növekedési kilátásokat.
5. Ha az előző négy ponton egyidejűleg történik audit, akkor az a szervezet irányítási rendszerének átfogó auditja.
6. Az előírások betartásának ellenőrzése. Ebben az esetben megállapítják, hogy betartják-e a törvényeket, előírásokat és a szervezeti felépítés irányító szerveinek utasításait.
7. A megfelelőség ellenőrzése. Magában foglalja a tisztviselők tevékenysége feletti ellenőrzés gyakorlását döntéseik racionalitása, ésszerűsége, célszerűsége, hasznossága és érvényessége tekintetében.

A rendszer felépítésének elméleti vonatkozásai

Tehát figyelembe vettük az elméleti szempontokat. De hogyan jön létre a belső ellenőrzési szolgálat? Kezdetben az adminisztráció alakítja ki a vállalat szabályzatát és végrehajtható eljárásait. A személyzet azonban nem mindig érti őket, gyakran egyszerűen figyelmen kívül hagyják őket, és a vezetőknek néha nincs elég idejük a hiányosságok időben történő ellenőrzésére és észlelésére. Erre a célra jön létre a belső ellenőrzési szolgálat. Feladatuk, hogy segítsék a vezetőket az ellenőrzési kérdésekben, védelmet nyújtsanak a hivatali visszaélésekkel és hibákkal szemben, azonosítsák a kockázati területeket és a munkát.a jövőbeni hiányok vagy hiányosságok megszüntetése felett. Ezenkívül segíthetnek azonosítani és kiküszöbölni az irányítási rendszerek gyenge pontjait. Mindezt meg kell beszélni a legfelsőbb hatóságokkal, amelyekhez információkat gyűjtenek.

A rendszer felépítésének szakaszai

Tegyük fel, hogy biztosítanunk kell a magas színvonalú és teljes körű belső auditot a vállalatnál. Ehhez egy többlépcsős folyamatot kell megszerveznie, amely a következő lépéseket tartalmazza:

1. Kritikai elemzés, majd a szervezet működésének korábban meghatározott gazdasági céljainak összehasonlítása, a struktúra stratégiája és taktikái, az elfogadott cselekvési irány, lehetőségek.
2. Egy továbbfejlesztett üzleti koncepció kidolgozása, majd dokumentálása, amely minden igényt és igényt tükröz. Emellett rendelkeznie kell olyan intézkedésekről is, amelyek lehetővé teszik ennek sikeres végrehajtását és fejlesztését a jövőben. Ezenkívül a legfontosabb szempontokra is figyelni kell. Számukra külön rendelkezések készíthetők, amelyek a személyi, számviteli, ellátási, marketing, innovációs, termelési és technológiai, pénzügyi és befektetési politikát érintik. Az egyes elemek mélyreható elemzésén kell alapulniuk, és a szervezet számára legmegfelelőbb lehetőségeket kell választani.
3. A jelenlegi struktúra hatékonyságának elemzése utólagos kiigazítással. Kidolgozás alatt van a szervezeti felépítést érintő rendelkezés, amelyben minden szervezeti kapcsolatot le kell írni, megjelölve az adminisztratív, funkcionális és módszertanialárendeltség, tevékenységi területek, ellátott funkciók, kapcsolatok szabályozása. Létrejön egy munkafolyamat-séma is.
4. Belső ellenőrzési egység létrehozása.
5. Szabványos eljárások kidolgozása. Gondoskodik az egyes gazdasági és pénzügyi tranzakciók ellenőrzésére vonatkozó formai utasítások megalkotásáról. Szükségesek az információ minőségének (megbízhatóságának) értékeléséhez, a hatékony erőforrás-gazdálkodáshoz és a szakemberek közötti kapcsolatok ésszerűsítéséhez.

Miért van szükség belső ellenőrzésre és auditra?

Egy ilyen döntés célszerűsége a következő tézisekben fejezhető ki:

1. Lehetővé teszi a végrehajtó szerv számára, hogy hatékony ellenőrzést biztosítson a szervezet egyes részlegei felett.
2. A auditorok által végzett célzott ellenőrzések és elemzések lehetővé teszik a termelési tartalékok azonosítását és a hatékonyság növelésének megalapozását, valamint a legígéretesebb fejlesztési területeket.
3. Azok a szakemberek, akiknek a vállán az ellenőrzés gyakorlása gyakran tanácsadói feladatokat lát el a számviteli és pénzügyi és gazdasági szolgáltatásokkal kapcsolatban, valamint a fő szervezet, annak fiókjai és leányvállalatai tisztségviselői.

Ilyen esetekben általában egy általános sémát alkalmaznak a maximális lefedettség és hatékonyság biztosítása érdekében. Valahogy így néz ki:

1. A belső ellenőrzési osztály által kezelendő kérdések konkrét köre meg van határozva és egyértelműen meghatározva. Számukra létrejön egy célrendszer, amely megfelelvállalati politika.
2. A célok eléréséhez szükséges fő funkciók meghatározása.
3. Azonos típusú mutatók csoportosítása, és ezek alapján strukturális egységek létrehozása, amelyek ezek feldolgozására, megvalósítására és megvalósítására specializálódtak.
4. Kidolgozás alatt van egy kapcsolati rendszer, amely meghatározza a kötelességeket, jogokat és felelősségeket. Ezt szerkezeti egységenként kell kidolgozni, az eredményt a szabályzatban és a munkaköri leírásokban dokumentálni.
5. A rendszer összes elemének összekapcsolása egyetlen egésszé. A szervezeti állapot meghatározása.
6. A belső ellenőrzési osztály integrálása a vállalatirányítási struktúra más részeibe.
7. Belső munkanormák kialakítása.

Ezek után beszélhetünk belső audit lefolytatásáról.

Az elvekről és követelményekről

Mit kell tenni a hatékony rendszer érdekében? Ehhez biztosítani kell a következő pontok betartását:

1. A felelősség elve. Kimondja, hogy belső ellenőrzés esetén az ellenőrzést végző személyt (embercsoportot) fegyelmi, adminisztratív és gazdasági felelősség terheli feladatai nem megfelelő ellátásáért.
2. Az egyensúly elve. Elválaszthatatlanul kapcsolódik az előzőhöz. Kimondja, hogy a könyvvizsgáló nem kaphat ellenőrzési funkciókat anélkül, hogy nem biztosított eszközöket ezek végrehajtásához. Ezenkívül semmi extra nem szabad kiadni, amit a munkatevékenység során nem használnak fel.
3. Az eltérések időben történő bejelentésének elve. Elmondja, hogy a belső ellenőrzés lefolytatásának időszakában feltárt többletinformációt mielőbb át kell vinni a vezetői linkre. Ha ez a követelmény nem teljesül, és a nemkívánatos eltérések súlyosbodnak, akkor az ellenőrzés értelme elvész.
4. A felügyelt és az irányító rendszerek közötti megfelelés elve. Kimondja, hogy az ellenőrzési rendszernek elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy lehetővé tegye a hatékony és megfelelő adatellenőrzést.
5. A komplexitás elve. Azt mondja, hogy a teljes körű belső ellenőrzésnek és auditnak különböző típusú objektumokra kell kiterjednie.
6. A feladatok szétválasztásának elve. Ez biztosítja a feladatok szakemberek közötti megosztását oly módon, hogy az minimalizálja a hatalommal való visszaélést, és ne engedje, hogy az egyének eltitkolják a problémás tényeket.
7. A jóváhagyás és az engedélyezés elve. Előírja, hogy biztosítani kell az összes folyamatban lévő pénzügyi és gazdasági művelet hivatalos koordinálását az illetékes tisztviselők által a hatáskörükön belül.

A siker alapkövetelményei

Már elég jól lefedtük a belső ellenőrzést. A hatékonyság növeléséhez szükséges tulajdonságok a következők:

1. jogsértési kereset. Olyan speciális feltételek megteremtésének szükségességét írja elő, amelyek hátrányos helyzetbe hozzák a szervezetet vagy annak alkalmazottját (csoportját), és ösztönzik az eltérések megszüntetését.
2. Kerüljük, hogy az elsődleges kontrollok túlzottan egy személyre koncentráljanak, ami téves jelentésekhez és/vagy visszaélésekhez vezethet.
3. A közigazgatás érdekét igényli. Biztosítani kell az ellenőrző és irányító tisztviselők tisztességes és kölcsönös együttműködését.
4. A belső ellenőrzési módszertan alkalmasságának (elfogadhatóságának) követelménye. Előírja, hogy a célok és célkitűzések racionálisak és célszerűek, valamint az ellátott funkciók elosztása.
5. A folyamatos fejlesztés és fejlesztés igénye. Idővel a legfejlettebb módszerek is elavulnak. Ezért a rendszernek rugalmasnak kell lennie, és alkalmazkodnia kell az új feladatokhoz, még módosításokkal is.
6. Elsőbbségi követelmény. A kisebb műveletek ellenőrzése nem vonhatja el a figyelmet az igazán fontos feladatokról.
7. A szükségtelen vezérlési lépések kizárása. A tevékenységeket racionálisan kell megszervezni, további források és munkaerő ráfordítása nélkül.
8. Egyetlen felelősség követelménye. A cselekvés és a megfigyelés igényének egyetlen központtól kell származnia (egyéntől vagy meghatározott csoporttól).
9. A szabályozás követelménye. A belső felügyeleti rendszer hatékonysága közvetlenül függ attól, hogy a hatósági dokumentáció milyen és hány problémát vetített előre.
10. A lehetséges funkcionális helyettesítés követelménye. Ha egy belső ellenőrzési egység ideiglenesen kilépett a felülvizsgálati folyamatból, az nem befolyásolhatja hátrányosan az eljárásokat, és nem szakíthatja meg a tevékenységeket.

A hatékonyságról és az eredményességről

A külső és a belső ellenőrzés összehasonlításakor két jelentős tábor alakul ki, amelyek mindegyike saját elképzeléssel rendelkezik arról, hogy mi a legmegfelelőbb. Meglehetősen súlyos érvekkel támasztják alá álláspontjukat. A jó belső audit tehát a szervezeten belüli belső mechanizmusok ismeretén alapulhat, és számos potenciálisan veszélyes vagy ígéretes pontot azonosíthat, míg a külső szakemberek bevonása lehetővé teszi a személyes szimpátia minimalizálását és az audit pártatlanságának biztosítását. Általánosságban elmondható, hogy minden szervezet a körülményektől függően önállóan dönt arról, hogy kinek a szolgáltatásait veszi igénybe, de a vezetők feladata, hogy javítsák munkájuk eredményét.

Hogyan javítható a belső ellenőrzés teljesítménye?

Mindannyian többet akarunk kevesebb erőforrással. Megfontolható-e a belső ellenőrzés folyamata és növelhető annak hatékonysága? Egészen. Mit kell ehhez tenni? A legegyszerűbb lehetőség az etikai normák és szakmai normák kialakítása. Ha megfelelőek, akkor ezek betartása lehetővé teszi a munka magas színvonalának elérését.

Ezenkívül a felső vezetésnek rendszeresen ellenőriznie kell a belső kontrollrendszert. Mit tegyenek az ellenőrök? Milyen az ideális portréjuk? Az Institute of Internal Auditors 1941 óta működik az Egyesült Államokban. Az Orosz Föderációban ez a struktúra csak most kezd kialakulni, ezért a külföldi kollégák tapasztalatait használjuk fel. Belső Ellenőri Intézetszámos ajánlási dokumentumot adott ki, amelyekben a fő tét a következő:

1. Függetlenség. Kötelességeik pártatlan teljesítése és objektív ítéletek kifejezése magában foglalja. Ugyanakkor nem kell a kollégák ítéletére hagyatkoznia.
2. Objektivitás. Ez a pont közvetlenül következik az előzőből. Az objektivitás megköveteli, hogy a munkát hozzáértéssel és tisztességgel végezzék. A jelentés összeállításakor a szakembernek egyértelműen el kell választania a tényt a spekulációtól.
3. Hűség. Ez azt jelenti, hogy a belső ellenőrök nem folytathatnak tudatosan nem megfelelő vagy illegális tevékenységeket, amelyek az eredmények hiteltelenségéhez vezethetnek.
4. Felelősség. Feltételezhető, hogy a szakembernek a munkát kizárólag képességei és szakmai hozzáértése szerint kell elvégeznie. Tetteiért is felelősségre kell vonni.
5. Adatvédelem. Körültekintően kell eljárni a szolgálat során hozzájutott információk felhasználásánál.

Utolsó példa

Ez a cikk vége. Azt már megnéztük, mi is az a belső audit. Egy példa megszilárdítja a megszerzett tudást. Tegyük fel, hogy kereskedelmi struktúránk van. Hirtelen bevételcsökkenést kezdenek el elkönyvelni, bár a munkaterhelés és a forgalom nem változott. Az ok kiderítésére belső pénzügyi ellenőrzés kezdődik. Kezdetben van egy ismerkedés a dokumentációval, amely leírja a pénzeszközök mozgását,műveletek és hasonlók. A tervezés helyességét és a hamisításra utaló jelek hiányát vizsgálják. Ha ebben az esetben semmi gyanúsat nem találtak, akkor a belső pénzügyi ellenőrzés a valós helyzet és a dokumentációban megjelenített helyzet egyeztetésének szakaszába lép. Példaként ellenőrzi a raktárban, hogy a feltüntetett anyagok, nyersdarabok, berendezések valóban megvannak-e. Figyelmet fordítanak a fogyóeszközökre is. Tehát, ha egy autó 100 kilométert tesz meg naponta, és ugyanakkor sikerül 50 liter benzint elköltenie, akkor ez gyanús. Gondosan tanulmányozni kell a hiány, a hulladék és a lopás előfordulásának minden lehetséges aspektusát. A belső audit befejezése után a dokumentációt haladéktalanul be kell nyújtani a felső vezetésnek, hogy megakadályozzák az azonosított problémák súlyosbodását, és elősegítsék a megfelelő azonnali korrekciós intézkedések elfogadását.