A munka eredményeinek ismertetésekor nagyon fontos, hogy a szóbeli kommunikáció alapvető követelményeit figyelembe véve készítse elő a hallgatóság felé irányuló felhívását. A jelentés kialakítása az információk világos és tömör bemutatását teszi lehetővé, amelyet a közönség könnyen észlel. Ennek megfelelően fontos betartani a beszámoló bemutatására vonatkozó szabályokat, ami segít érdekessé tenni a beszédet.
A beszélő fő célja alapvetően az, hogy:
- rövid időn belül tájékoztatni a hallgatókat valamiről;
- vizuális anyagok bemutatása (diagramok, grafikonok, diagramok…);
- próbálja meg a legkönnyebben hozzáférhető módon továbbítani az információkat;
- a leghasznosabb és legfontosabb információk kikristályosítása az egész kötetből, az adatok és tények bemutatása, hogy könnyen megjegyezhetőek legyenek.
A megjelenés célja, tárgya, tevékenységi köre alapján a jelentés kialakítása is függ. Üzenetet írhat szabad formában, és szabadon viselkedhet az előadóval a bemutató alatt. Néha szükséges betartaniszükséges építőelemek.
Például a tudományos területen készült jelentések kialakítása mindig strukturált és megegyezik azzal a tudományos munkával, amelyen az előadást javasolják.
Vegyünk egy pillantást a jelentés főbb elemeire. Példaként vegyük egy tudományos munkát reprezentáló jelentés kialakítását. Hasonló műveleti algoritmus alkalmas bármilyen témáról szóló jelentés elkészítésére.
- A szövegnek üdvözléssel kell kezdődnie. Például: „Kedves jelenlévők, bizottsági tagok, vendégek (itt érdemes felsorolni a jelenlévők főbb csoportjait, az esemény jellegétől függően)!”.
- A jelenlévők megismertetése a riport témájának egyértelmű címével. Ezt megteheti: „Felhívjuk a figyelmet a témával kapcsolatos jelentésre… Hadd kezdjem…” (Ha ez egy tudományos téma, akkor kezdheti a javasolt téma relevanciájával, majd lépjen tovább a célhoz, a feladatokhoz, majd a folyamat és az eredmények áttekintéséhez).
- Továbbá a bevezető rész után elkezdheti a tudományos (marketing stb.) kutatás fő folyamatának újramesélését. Ezt az átmenetet kívánatos szavakkal aláhúzni. A közönség könnyebben tájékozódik, neked pedig könnyebben le tudod tartani a figyelmét. A következőképpen fogalmazható meg: „Most hadd térjek át a tanulmány főbb eredményeire. Hadd mutassam be részletesebben kutatásunk szakaszait.”
- Nagyon jó lenne minden információt blokkokra bontani. Ezt úgy lehet megtenni, hogy javasoljuk, hogy az egész folyamatot külön szakaszokban vizsgálják meg. Például: "A témával kapcsolatos kutatások …-ben történtektöbb szakaszban. Most röviden beszélünk róluk. Tehát az első szakaszban a… ".
A riportnak ez a része a leginformatívabb, hosszabb, ezért ügyelni kell arra, hogy a közönség érdeklődése ne lankadjon el. Különféle grafikonokat, diagramokat, illusztrációkat stb. tartalmazó prezentációs anyagok segítenek ebben.
De nem szabad elfelejteni, hogy túlzott mennyiségük még jobban elfárasztja a közönséget és irritációt okozhat. Ezért érdemes a legfontosabb és legszükségesebb diákat választani, amelyek megerősítik a beszédet, és kerülni kell a mindenféle kép kaleidoszkópját, amelyet az embernek aligha lesz ideje megnézni, nemhogy megérteni.
- Érdemes megfontolni, hogy világosan meg kell értenie, melyik illusztráció kíséri a szöveget. Meg kell felelniük és ki kell egészíteniük egymást. A teljes jelentés szövegében nagyon fontos megjegyezni, hogy bizonyos szavak kiejtésekor pontosan mi legyen a dia a képernyőn.
- A beszámoló végén röviden össze kell foglalni a legfontosabbakat, levonni a logikus következtetést. Tömören fogalmazva. mire jutott a következtetéseiben, milyen fejlődési utakat lát tovább.
- Feltétlenül fejezze ki köszönetét a figyelméért, és ajánlja fel a beszélgetés folytatását.
Befejezésül a következőket mondhatjuk: „Köszönöm (valakinek) a szót, a jelenlévőknek a figyelmüket. Azt javaslom, hogy folytassuk a bemutatott eredmények megvitatását.”
Amint látja, a jelentés kialakításának a lehető legstrukturáltabbnak kell lennie. Ezsegíti magát az előadót abban, hogy könnyen eligazodjon az információk között, válaszoljon a kérdésekre, tudjon újra és újra visszatérni a szöveghez vitapontok esetén, valamint a teljes beszélgetés során.
