Nagyon könnyű összezavarodni az életesemények körforgásában. A gyerekeket a felnőttek tanítják meg az idő helyes elosztására, akik gyakran mindent későbbre halasztanak. Általában ez a „később” soha nem jön el. Az összes tervezett esetet a többiek simán félretolják, és a végén egyetlen folyamatos megoldatlan feladatcsomóvá válnak.
A probléma legtöbbször nem az esetek számában van, hanem az irracionálisan összeállított menetrendben. Az emberek nem fordítanak kellő figyelmet tevékenységeik tervezésére. De ha sok személyes időt fordított az időgazdálkodás alapjainak elsajátítására, jelentősen időt takaríthat meg a jövőben. Akkor az életben nem csak az örök problémáknak lesz helye, hanem önmagadnak és családodnak is. Az egyik legegyszerűbb és leghatékonyabb tervezési technika az Eisenhower-elv.
Mi a technika lényege?
Az Eisenhower-mátrix elve a feladatok kompetens elosztása a fontosságuk mértékétől függően. Segít a feladatok teljes listájának lebontásában fontos és nem fontos, sürgős és nem túl fontos feladatokra. A mátrix segítségével meghatározhatja a probléma megoldásához szükséges időtartamot,elvégre valami több figyelmet igényel, és néhány dolog nem ér meg öt percet rászánni.
A siker eléréséhez egy bizonyos algoritmust kell követnie. A szükséges műveletek sorrendje a feladatok prioritásától függ. Általában különböző tényezők akadályozzák az egy célra való összpontosítást: személyes problémák, körülötted lévő emberek, szokások és így tovább. Az Eisenhower-módszer segíthet megszabadulni a gyengeségektől, és csak a hasznos cselekvésekre összpontosítani.
Hogyan keletkezett ez az elv, ki alkotta?
Az Amerikai Egyesült Államok harmincnegyedik elnöke, Dwight David Eisenhower alátámasztotta az időgazdálkodás leírt elvét. A politikus egyetlen feladatot sem hagyhatott megoldatlanul, ezért igyekezett minél racionálisabbra, optimalizáltabbra alakítani az időbeosztását. Ennek eredményeként Eisenhower az összes feladatot mátrixmá alakította.
Ma az irodai dolgozók, vezetők és felsővezetők az elnök módszerét használják. Ez azt sugallja, hogy ez a rangsorolási mód valóban hatékony és releváns.
Mi az a Dwight Eisenhower Mátrix?
Eisenhower négyzete (vagy az időtervezés elvei) egy mátrix felépítésén alapul. A mátrix alapjai a fontossági tengely (abszcissza) és a sürgősségi tengely (ordináta). Kölcsönös metszéspontjuk négy négyzetet ad, amelyek mindegyike feladatokkal van kitöltve, eloszlásuk szerint.
Tehát kezdésként döntse el, mi a fontos és mi a sürgős. A fontos dolgoknak van legnagyobb hatása az eredményekreeredménye, a sürgős feladatok pedig azonnali végrehajtást igényelnek. Általában olyan kép alakul ki, amely teljes képet ad a dolgok állásáról.
A Mátrix lehetővé teszi a megfelelő prioritások beállítását – mi várhat, és mi nem késik.
Mi van az A négyzetben?
A bal felső sarokban található első négyzetet A négyzetnek nevezzük. A legfontosabb és sürgős feladatokat ebbe a cellába írjuk. Ideális esetben ennek a négyzetnek üresnek kell lennie, mivel a racionálisan elosztott idő elvileg lehetővé teszi az ilyen esetek elkerülését.
A legfontosabb ügyek a következők:
- egészségügyi problémák, amelyek általában a legrosszabb időben jelentkeznek;
- mi lehet negatív hatással a teljesítményre;
- olyan dolgok, amelyek elmulasztása új problémákhoz vezethet.
E tér teljességéért az ember önuralma a felelős. Hiszen ha minden nap új esetek jelennek meg az A cellában, az Eisenhower-elv nem segít. Itt elvileg az időgazdálkodáshoz kell fordulni, de először foglalkozni kell minden olyan esettel, amely a közeljövőben kitölti az A teret.
Ennek a négyzetnek a legmagasabb prioritása ellenére lehetséges a cellát kitöltő feladatok megoldását valaki másra átvinni. De ez csak akkor lehetséges, ha ez lehetséges, és a dolgok nem feltétlenül igényelnek személyes részvételt.
Milyen feladatokat jelent a négyzetIn?
A mátrix ezen része tele van napi tevékenységekkel. Általában minden benne van, ami a legnagyobb figyelmet érdemli. Ezek fontos, de nem sürgős ügyek, amelyek többsége az ember fő tevékenységéhez kapcsolódik. A feladatok alacsony sürgőssége lehetővé teszi, hogy ne hozz hirtelen döntéseket, a konstruktív és ésszerű megközelítés pedig lehetővé teszi az összes feladat hatékonyabb elvégzését.
Azok az emberek, akik többnyire B negyedbeli problémákat oldanak meg, termelékenyebbek. Jó munkaeredmény esetén az ilyen embereknek elegendő idejük jut a magánéletükre, nem tapasztalnak állandó stresszt. Ez a tér csekély jelentőségű, és bizonyos mértékig mindennapi feladatokból áll, de ezekből áll az emberi tevékenység.
A B szektorból származó feladatok erős hatással vannak a morálra és az anyagi állapotra egyaránt. Ezek a sport, a diéta, az alvás, a tanulás és a munkatevékenységek – azok a dolgok, amik nélkül nem tudsz mit kezdeni, de általában ezekre fordítanak a legkevesebb figyelmet, és sok mindent elengednek maguktól.
Milyen esetek vannak a C négyzetben?
AA Square C azokat a dolgokat tartalmazza, amelyek nem viszik közelebb a dédelgetett célhoz, hanem éppen ellenkezőleg, lassítják az eseményeket, elodázzák az igazán fontos feladatok végrehajtását. Leggyakrabban sürgős időbefektetést igényelnek, de elvonják a figyelmet és félrevezetik. Itt fontos, hogy mindig emlékezzen tevékenységei és céljai eredményeire, és ne váltson másodlagosra.
Ebbe a szektorba nyugodtan belefoglalhatja a háztartási feladatokat és a valakinek tett ígéreteket. Általában véve ez nem olyan sokfontos, mint sürgős.
Mi van a D négyzetben?
Azoknak az embereknek, akik nem tudják, hogyan kell megfelelően megtervezni az idejüket, ezen a téren a dolgok veszik el a legtöbb időt. Ezeket a feladatokat inkább nem problémáknak, hanem kellemes gondoknak lehet nevezni, amelyek ráadásul egyáltalán nem hoznak racionális hasznot. A D négyzet hatását, ha nem is, de legalább csökkenteni kell.
Ne helyettesítse a pihenést a közösségi oldalak céltalan megfigyelésével, tévéműsorok vagy sorozatok nézésével, üres telefonbeszélgetéssel. A szabadidőt saját és mások javára is eltöltheti: családja, szerettei és barátai.
Hol használják a Dwight Eisenhower-elvet?
A feladatelosztás leírt módszere nem csak az idő racionalizálására szolgál. Az Eisenhower-elv szerinti gyorsított elemzést például a kiskereskedelmi létesítmények szükséges funkcióinak meghatározására használják. A termékfejlesztést az életciklus minden szakaszában funkcionális költségelemzésnek (FSA) nevezik. Ez az elv a gazdasági és műszaki módszereket ötvözi a terméktulajdonságok és a költségek arányának meghatározására. Ez utóbbinak logikusnak és kifizetődőnek kell lennie.
Mi az Eisenhower-elv az FSA-ban, amelyet piacgazdasággal rendelkező országok szakértői vizsgáltak: Franciaország, Németország, Nagy-Britannia, USA. Ennek eredményeként azt találtuk, hogy az objektum releváns funkcióinak tartományának meghatározása érdekébenfontos betartani a szükségesség és a költség arányát. Az FSA Eisenhower-elve a termék elemzése és tulajdonságainak három kategóriába való felosztása:
- A kategória. Fő vagy alapvető funkciók: az áru közvetlen rendeltetése, amelynek biztosítása több forrást igényel.
- B kategória. A fő termékhez kapcsolódó másodlagos jellemzők. Az ilyen kiegészítések jelenléte üdvözlendő, de a hiány nem befolyásolja túlságosan az eladásokat.
- C kategória. Extra funkciók, amelyek hiánya semmilyen módon nem befolyásolja a termék minőségét. Ha elkerüli, hogy a teljesen felesleges kiegészítőkre költsön, sokat spórolhat.
Az Eisenhower-elv gyakorlása
A feladatokat egyáltalán nem szükséges pontosan mátrix formájában - négyzetben - elosztani, de eleinte ezt is megteheti a láthatóság érdekében. Kényelmes a mátrix standard nézetét több listává vagy általános tervvé alakítani, ahol a különböző négyzetekből származó esetek színnel vannak kiemelve. Így például a sürgős és a fontos feladatokat (A négyzet) piros tintával írhatjuk, a fontosakat, de nem sürgőseket zölddel (B szektor), a nem fontos, de sürgős feladatokat (C négyzet) kékkel, és a feketét - a lényegtelen és nem fontos. sürgős. Ugyanakkor egy adott eset fontossági fokát nem fejben, hanem papíron kell felmérni. Így formálódnak a feladatok, és valóságosabbá válik a végrehajtásuk.
Miért érdemes ezt a módszert használni?
ElvDwight Eisenhower segíthet megváltoztatni az életét a személyes idő racionalizálása terén. Ezzel a módszerrel kevesebb időt fordíthatunk felesleges feladatokra, és a legígéretesebb dolgokra koncentrálhatunk, valamint elegendő időt szánhatunk a megfelelő pihenésre, elkerülve az úgynevezett időpazarlókat: a televíziózást, a céltalan bolyongást a világhálón, ill. a hasonlók.
Aki az időgazdálkodás elveit alkalmazza a napi tevékenységei során, a statisztikák szerint nemcsak sikeresebb, mint mások, hanem egészségesebb is, hiszen nem tapasztalja meg a torlódásokkal és állandó határidőkkel járó állandó stresszt. A prioritások meghatározása (Eisenhower-elv vagy bármilyen más) segít optimalizálni élettevékenységét minden területen.
