A magánszemélyek és jogi személyek különböző tevékenységi területein az Orosz Föderáció területén jóváhagyott dokumentumosztályozási rendszert használják. A papírok összeállítását, tárolását, terjesztését és felhasználását olyan tudományág végzi, mint az irodai munka. Ebben a cikkben megvizsgáljuk minden szempontját. Fontolja meg a dokumentumok fogalmát és osztályozását, funkcionalitását és a probléma egyéb szempontjait.
Irodai munka: általános rendelkezések
Először is meg kell jegyezni, hogy a dokumentáció támogatása egy speciális tevékenységi terület, amely a papírok tervezéséből, formálásából, tárolásából és feldolgozásából áll. Attól, hogy a dokumentum hogyan néz ki és a benne található információk, hogyan valósul meg a vele végzett munka megszervezése, nagymértékben múlik egy-egy vezetői döntés meghozatalának időszerűsége és helyessége, ami bizonyos fokig fontos. A papírok figyelembe veszik és tükrözik a vállalkozások, cégek, cégek tevékenységét. Ebben a kapcsolatbana nyilvántartás vezetése a törvény előírásaként szolgál. Az ellenőrzések során mindenekelőtt azok a dokumentumok kerülnek felülvizsgálatra, amelyek a társaság tevékenységét rögzítik.
Jogalkotási keret
A dokumentumtípusok és azok besorolásának elemzése előtt célszerű megismerkedni a jogszabályi keretekkel. Így az információkat és azok védelmét szabályozó szövetségi törvény előírja az információk dokumentálásának kötelezettségét, és számos alapvető beállítást határoz meg. A nevezett normatív aktus az információs technológiák fejlesztése és későbbi felhasználása során felmerülő kapcsolatok szabályozását is hivatott szabályozni. Megjegyzendő, hogy a kötelező dokumentációt más törvények határozzák meg. Különösen az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve határozza meg a tevékenységek jogi kereteit és az irodai munka megfelelő eljárását. Az Orosz Föderáció adótörvénye szabványos adópapírokat állapít meg, amelyek egyben a dokumentumok egyik osztályozását is jelentik. Rajtuk keresztül biztosítják a magánszemélyek és szervezetek kereskedelmi munkájának elszámolását, valamint az adófizetések és díjak állami költségvetésbe történő levonásának időszerűségét.
Ezen kívül a hatályos törvény meghatározza a papírmintákat. Így az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve követelményeket ír elő az alkotó szerződések, megállapodások, charták stb. tartalmára és összetételére vonatkozóan. A szabályzat meghatározza azon dokumentumok formanyomtatványait, amelyeket a ma használt különféle módokon kell megküldeni.
RF dokumentumok osztályozása
Érdemes megjegyezni, hogy az Orosz Föderáció irodai munka adminisztratív rendszere többszintű osztályozást tartalmaz. Célszerű részletesebben megvizsgálni. A dokumentumok fő osztályozása a következő összetevők jelenlétét feltételezi:
- Szervezeti és adminisztratív papírok. Célszerű itt határozatokat, jegyzőkönyveket, utasításokat, chartákat, utasításokat, rendelkezéseket feltüntetni.
- Referencia- és tájékoztató papírok, amelyek az általános jellegű dokumentumok osztályozásába tartoznak. Bizonyítványokról, memorandumokról, aktusokról, táviratokról, levelekről és egyebekről beszélünk.
- A személyzet szerint. Fontos megjegyezni, hogy a dokumentumok ezen osztályozása magában foglalja a kimutatásokat, munkafüzeteket, jellemzőket, szerződéseket, megrendeléseket stb.
Szokásos az olyan dokumentumokat külön kiemelni, mint az egyedi, sablonos és szabványos. A bemutatott minták a dokumentumok cél szerinti osztályozását alkotják.
Egyéb típusú dokumentumok
Érdemes tudni, hogy a dokumentumok lehetnek egyszerűek és összetettek is. A számviteli bizonylatok besorolása az elfogadás helyén külső és belső papírok jelenlétét jelenti. Eredetük alapján ítélve megkülönböztetnek személyes és hivatalos iratokat. A szavatossági idő szerint szokás az értékpapírokat állandóra, illetve 10 évnél hosszabbra vagy rövidebbre sorolni. A nyilvánosság jelének megfelelően a szabályozó dokumentumok speciális besorolását fogadták el, amely magában foglalja a titkos és nem titkos dokumentumok jelenlétét. Hozzá kell tenni, hogy az első csoport magában foglalja a bizalmas és teljes körűtitkos dokumentumokat. A rögzítési mód szerint szokás megkülönböztetni hangos, kézírásos, elektronikus, grafikai, fényképes és filmes anyagokat stb. Az utolsó csoportosítást a dokumentumok jellemzők szerinti osztályozásának is nevezik.
Sürgős és nem sürgős dokumentumok
Az értékpapírok sürgős és nem sürgős kategóriába sorolhatók. A szakaszok szerint szokás megkülönböztetni a piszkozatokat, kivonatokat, eredetiket (más szóval eredetiket), valamint a másolatokat. Külön kategóriába tartoznak az állami jellegű iratok. A hatályos jogszabályoknak megfelelően a felhatalmazott struktúrák utasításokat, utasításokat, utasításokat, parancsokat, határozatokat, rendeleteket és határozatokat adnak ki.
Elsődleges dokumentáció
Az elsődleges dokumentumok egy meglehetősen terjedelmes kategóriáját célszerű külön megvizsgálni. Ide tartoznak a kutatási, fejlesztési, megfigyelési és egyéb társadalmi tevékenységek során szerzett háttér-információkat tartalmazó dokumentumok. Megjegyzendő, hogy a számviteli osztályon az elsődleges dokumentáció a gazdasági jelentőségű műveletek végrehajtása során jön létre. Bizonyítékként vagy bizonyítékként működik bizonyos tényekre vonatkozóan, amelyek már megvalósultak. A forráspapírok csoportjába tartoznak például az igazolások, okiratok, számlák, garancialevelek stb. Legtöbbjük esetében speciális egységes formanyomtatványokat hagynak jóvá. Például a mai napig speciális bizonylati formákat hoztak létre a kereskedelmi műveletek, a tárgyi eszközök, a készpénzes elszámolások és a munka elszámolására.
Dokumentum részletei
Ha egy adott laphoz nincs egységes nyomtatvány, akkor a cégben belső nyomtatvány jön létre. Ennek ellenére bizonyos részleteknek minden esetben jelen kell lenniük:
- Dokumentum neve.
- Összeállítás dátuma.
- Szervezet neve.
- A gazdasági jelentőségű működés lényege.
- Mérőeszközök.
- A felelős alkalmazottak listája.
- A felhatalmazott alkalmazottak személyes aláírása.
Belső irodai munka
A struktúra vezetőségének utasításai szerint és az önálló osztályvezetők kezdeményezésére a különböző rendelkezések kidolgozása releváns. Az iratok ebbe a csoportjába standard és egyedi jogi aktusok tartoznak. Megjegyzendő, hogy ez utóbbi tartalma elsősorban a vállalat szervezeti felépítésének részét képező vezetési egységekre, részlegekre, műhelyekre vonatkozik. A tipikus dokumentáció általában a fő gyártás műhelyeire vonatkozik.
Tudni kell, hogy a rendelettervezetet a kivitelező alakítja ki, ezt követően egyeztetik a cég jogi osztályával. Ha kifogások vagy észrevételek merülnek fel, azt külön papíron vagy az aktuális lap második példányán kell feltüntetni. A vállalkozásnál az adminisztratív jellegű kulcstevékenység az igazgató utasítása. Ennek a dokumentumnak a segítségével összeállítható a struktúra tevékenységének rendje, döntései és utasításai, különféle események, a munka vagy az ellenőrzések eredményei.
Jelentés, magyarázó és szerviz megjegyzés
A memorandum egy olyan dokumentum, amely egy adott tényt vagy kérdést, következtetést vagy javaslatot közöl. Érdemes tudni, hogy a szervezet vezetőségébe vagy magasabb struktúrába küldhető. A feljegyzés egyfajta levélként értendő, a vállalat belső levelezési típusának egyik formája. Általában a strukturális részlegektől a vállalat bármely címzettjéhez küldik. A kivétel itt a közvetlen útmutatás. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy feljegyzést küldhet a cég adott tisztviselője is. A megnevezett dokumentum definiálható informatív, proaktív vagy jelentéskészítőként.
A magyarázó megjegyzést olyan papírnak kell tekinteni, amely a fő jogi aktus (program, jelentés, terv) egyes rendelkezései tartalmának magyarázataként szolgál. Ezenkívül meg tudja magyarázni a vezetői utasítások be nem tartása vagy a fegyelem megsértése okait.
Utasítások
Az utasítások jelenleg két csoportba sorolhatók. Az első kategóriába tartozó dokumentumok szabályozzák egy adott folyamat lefolytatását egy vállalkozásnál, amelyben tisztviselők, részlegek stb. Megjegyzendő, hogy a munkaköri leírások (a második csoport) határozzák meg az egyes munkavállalók jogait, kötelességeit, felelősségét és működését. Ezek a papírok magyarázatul szolgálhatnak arra az eljárásra, amely szerint a parancsok, törvények (rendeletek, rendeletek stb.) utasításait kell végrehajtani. Hozzá kell tenni, hogy a munkaköri leírásokhatározott vagy állandó időtartamú lehet. Az örökérvényű értékpapírokat azonban amúgy is 3-5 évente felülvizsgálják és felülvizsgálják.
Következtetés
Tehát megvizsgáltuk a koncepciót, az értékpapírok főbb besorolásait és a téma egyéb szempontjait. Összefoglalva, meg kell jegyezni, hogy ma az irodai munka az Orosz Föderáció területén meglehetősen fejlett kategória. Az emberi élet jelenlegi szakaszában ez a tevékenység magában foglalja a szükséges dokumentumok szakszerű és időben történő kialakításának biztosítását, valamint a cselekményekkel kapcsolatos munka megszervezését (nevezetesen átvétel, továbbítás, feldolgozás, előkészítés, ellenőrzés, tárolás, nyilvántartás, rendszerezés, előkészítés). archiválás és megsemmisítés). Az irodatechnika szabályozása számos területtel összhangban valósul meg. Célszerű beépíteni a szabványosítást, a jogszabályi szabályozást, valamint az országos jelentőségű jogi és szabályozási, módszertani aktusok kialakítását.
Így vagy úgy, a szervezés és az azt követő nyilvántartás vezetése megköveteli a speciális készségek és szakmai ismeretek kötelező jelenlétét. Tehát ennek a munkának a vállalatoknál történő végrehajtásához megfelelő részlegeket vagy szolgáltatásokat hoznak létre. Érdemes megjegyezni, hogy a kis cégeknél a titkárok irodai munkát végeznek, és a vezető által felhatalmazott alkalmazottak felelősek a vállalkozás dokumentumainak állapotáért. Mindenesetre minden dokumentumcsoportnak meg kell lennie a maga helyén. Általában speciális tűzálló szekrényekben tárolják. ÉsVégül az alkalmazottak fegyelmi eljárás alá vonhatók a nem megfelelő nyilvántartás vezetése miatt. Ezt nem szabad elfelejteni, amikor a tudást a gyakorlatban alkalmazzuk.
