A cikk magyarázatot ad az olyan fogalmakra, mint a bejövő és kimenő dokumentáció, a dokumentumfolyamat és szerkezete, a dokumentumfolyamat, annak módja és ciklikussága, a belső és külső dokumentáció. Megadjuk a szükséges információk kiemelésének és tárolásának módjait az aktuális ügyekben, archívumokban az irodai munka során.
A dokumentumfolyamatok típusai
Az információ korában lehetetlen elképzelni a termelési, fogyasztási, szabályozási vagy elosztási struktúra működését dokumentáció nélkül. A dokumentációval való munka a mai információs papír- és elektronikus világban egyre bonyolultabbá válik. Változnak az információhordozók, változnak az azt feldolgozó emberek, változik az információfelhasználás jogi tere. A dokumentumfolyamat koncepciója és szerkezete szintén változhat.
Dokumentum mint a dokumentumfolyamat egysége
A dokumentum bármely anyagi tárgy formájában rögzített információ. Egy dokumentum lehet fénykép, videó, hangfelvétel, nem is beszélvepapír médiát és fájlokat. De egy dokumentum csak akkor válik dokumentummá, ha számos szükséges követelményt teljesít. Ezeket a követelményeket részleteknek nevezzük, és bizonyos típusú dokumentumokra törvényben vagy rendeletben meghatározott kötelező jellemzők. A szervezeti és adminisztratív dokumentumok regisztrációjához például létezik GOST R 7.0.97-2016. Az egyik legfontosabb adat a dokumentum dátuma (néha még az idő is).
Mi az a dokumentumfolyamat
A dokumentumáramlás a dokumentumok mozgatása információlétrehozási pontok, információfeldolgozási pontok, információtároló pontok és az információ közvetlen felhasználói között. A dokumentumfolyamatok nagyon eltérőek a dokumentumok típusa és tartalmuk, módjuk és ciklikusságuk, mozgásmódjuk stb. tekintetében.
A szervezetben (értsd: vállalkozásokban is) zajló dokumentumáramlás irány szerint bejövő és kimenőre oszlik. Az egyes folyamattípusokat el kell különíteni egymástól, hogy elkerüljük a hibákat és a félreértéseket a dokumentumokkal való munka során.
A bejövő dokumentumáramlás a szervezethez postai úton, e-mailben érkező, szándékosan (futárok által) hozott dokumentumokból áll. A bejáratnál lévő dokumentumokat rendezni kell, a feleslegeseket – a szemetesbe kell vinni. A szükséges vagy esetleg szükséges dokumentumokat naplókban (papíron vagy elektronikusan) kell rögzíteni, feltüntetve az átvétel dátumát, az irat megnevezését és adatait (okirat kelte, feladó neve stb.), azt a szervezeti egységet, amelyhez a dokumentum elküldve.
A kimenő dokumentumfolyam a létrehozott és a dokumentumokból álla szervezet által kiadott vagy feldolgozott. Minden kimenő dokumentumot sorszámmal kell ellátni, ellenőrizni kell a szükséges adatok meglétét és helyességét, a naplóban rögzíteni kell a dátum megjelölésével (általában ez a dokumentum aláírásának dátuma), a kimenő szám és a dokumentumot készítő osztály kódja.
Ha a dokumentumfolyamat azonnali feldolgozása lehetetlen (nagyon megemelkedett), akkor növelni kell a dokumentumokat feldolgozó alkalmazottak számát a hibák és késések elkerülése érdekében, amelyek gyakran nagyon költségesek a szervezet számára.
A dokumentumfolyamatok típusai nagyon eltérőek lehetnek, mindez a szervezet tevékenységének típusától és munkamódszereitől függ.
Nagy szervezetek és vállalkozások számára a megfelelően strukturált dokumentumáramlás ugyanolyan fontos, mint az anyagok vagy termékek áramlása. A nagy mennyiségű dokumentumhoz még dokumentarista technológiai folyamatokat is fejlesztenek és alkalmaznak.
A külső és belső dokumentumfolyam fogalma
Egy szervezetben a bejövő és kimenő információk mellett a belső, pl. csak magán a szervezeten belül létrehozott és felhasznált információk. Előfordulhat, hogy ezek az információk bizonyos fokú titkosságot élveznek, és még ugyanazon a részlegen belül sem hozzáférhetők nyilvánosan. Ugyanazon szervezet osztályai közötti levélváltást általában nem fogadják el. Az okmányos kommunikációhoz az osztályvezetők által aláírt, ún. A feljegyzések mellett beszervezetek megbízásokat, utasításokat, tanúsítványokat, műszaki dokumentációt és egyéb dokumentációt működtetnek.
A belső dokumentumáramlást ezen okok miatt egyértelműen szabályozni kell, hogy a titkos információk ne kerüljenek nyilvános helyre, még kivonat vagy rész formájában sem. Ezért a bennfentes információnak nem célja, hogy túllépjen a szervezeten, és néha egy egység határain. Ebben az esetben az ilyen információkat osztályról osztályra csak az osztályvezető engedélyével továbbítják, és szükségszerűen rögzítik az átvitel során (akár a szervezet archívumába is) speciális naplókban, amelyek megjelölik a címzettet, és megerősítik a fogadási jogosultságát (engedély a dokumentumokkal való munkavégzéshez).
Dokumentumfolyamat-paraméterek
A dokumentumfolyamat egy összetett rendszer, amelyet a következő paraméterek jellemeznek:
- tartalom (vagy milyen funkciókat lát el);
- struktúra;
- mód és ciklikusság;
- irány;
- kötet;
- egyéb.
Tartalom vagy funkcionalitás
Ez a dokumentumfolyamat-paraméter a szervezet által használt dokumentumok listája, valamint az ezekben a dokumentumokban található információk összetétele. Ez az érték néhány olyan szervezet esetében állandó, amelyek tevékenysége nagyon specifikus és időben állandó (általában bíróságok, levéltárak, nyilvántartások és egyéb, nem termelő szervezetek). A legtöbb szervezetnél, különösen az éleseknél, a dokumentumfolyam nem állandó érték, amely megváltozikkülönböző változásoktól függően: tevékenység típusa, partnerek, technológiák, anyagok, jogszabályok és a változó termelési és átmeneti változások egyéb követelményei.
Dokumentumfolyam-struktúra
A munkafolyamat fogalma, felépítése leírható azokkal a jellemzőkkel, amelyekkel a dokumentumok osztályozása, indexelése adott, a teljes orientációs rendszer a szervezet dokumentumainak referencia-apparátusában alakul ki. Általában egy ilyen struktúra megfelel a dokumentumfolyamat típusának és céljának.
Mód és ciklusok
Ezek a paraméterek határozzák meg a beérkező információ terhelésének időbeli változásait. Ez például a felvételi kampány során az oktatási intézménybe jelentkezők személyi aktájával vagy a hallgatók dokumentumaival a foglalkozások és az érettségi alatt végzett munka meredek növekedését jelenti.
Az ilyen változások a szervezet belső ritmusához kapcsolódnak, és általában meglehetősen előre láthatóak és tervezettek.
Változások a dokumentum áramlási irányában
Ezek a változások az információfeldolgozó egység munkájának tartalmához kapcsolódnak. Ezek az iratok nyilvántartási módjaiban, az iratok teljesítési határidejének figyelemmel kísérésének módjaiban, az azok megismerésének módjaiban, és különösen a különböző dokumentumok jóváhagyásában, egyeztetésében mutatkozó eltérések. A dokumentumok áramlási irányának változásait a szervezetek szerkezetének és irányának belső változásai is befolyásolják.
Dokumentumfolyam kötet
A dokumentumfolyam mennyisége az összegdokumentumokat (eredetiket és másolatokat egyaránt), amelyek kifejezhetők maguknak a dokumentumoknak a számával, valamint az ívek, karakterek számával, az előadóművészek és személyek számával, akikkel a dokumentumot megállapodták. Például azon partnerszervezetek száma, amelyekkel szerződést kell kötnie, vagy amelyekkel alá kell írnia.
A szervezet munkafolyamata tartalmazza az összes folyamat dokumentumainak teljes számát.
A dokumentumfolyamatokkal végzett munka javítása a szervezetben
A munka javítása érdekében tanulmányozni kell a teljes papírmunka folyamatot, világos ajánlásokat kell megfogalmazni, amelyek technológiailag kompetenssé teszik a folyamatot: távolítsa el a többszörözést a dokumentumokkal való munka során, és zárja ki a dokumentumok jóváhagyását a nem kapcsolódó osztályok részéről. Minél nagyobb a dokumentumáramlás, annál terheltebb a szervezet adminisztratív apparátusa, vagy legalábbis annak nagy része.
A személyzet dokumentumokkal kapcsolatos munkájának javításának egyik fő pontja a szakmai képzettség szintje a dokumentumáramlás minden szakaszában, a személyzet optimális leterheltsége, az egyes osztályokon a dokumentummal végzett munka egyértelmű szabályozása.
A szabályozás és szabványosítás nagy dokumentumáramlással lehetővé teszi a gépesítés és irodaautomatizálás alkalmazását, a dokumentumokkal dolgozó alkalmazottak számának az optimális létszámra csökkentését.
Sajnos a bizonylatfolyamok mennyiségére vonatkozó információkat általában alulbecsülik a tökéletlen elszámolási módszerek miatt.
Alapa dokumentumfolyam korszerűségi követelményei
- Rendszeresség. Az információáramlás bármely torlódása vagy meghibásodása az emberi tevékenység során az egész rendszer egészének megzavarásához vezet. A dokumentumok mennyiségének növelését előre meg kell fontolni és meg kell tervezni.
- Kézzelhetőség. Az információáramlást lehet és kell is irányítani. Az irodai rendszernek nemcsak stabilnak, hanem rugalmasnak is kell lennie; a személyzetet általánosan ki kell képezni minden irodai műveletre.
- A munkafolyamat hatékonyságának folyamatos javítása a munkaerő racionalizálása, gépesítése és automatizálása révén.
- A dokumentumok mozgásának útvon altechnológiai térképeinek rendszeres összeállítása és frissítése határidők, előadók stb. megjelölésével.
- A dokumentumok szabványosítása, feldolgozási módjai, megfelelő archiválása, az egyes dokumentumok tárolási helyeinek kijelölése felgyorsítja a dokumentumok keresését és a velük való munkát.
