A kommunikáció elengedhetetlen minden szervezet sikeréhez. Ez egyfajta "keringési rendszer" bármely vállalkozás számára. A sikeres vezetők, felsővezetők és hozzáértő szakemberek nagyrészt kommunikációs készségeiknek köszönhetően értek el sikereket. Cikkünkben részletesen leírjuk, hogyan lehet erősíteni és egyidejűleg fejleszteni az interperszonális, csoportos és szervezeti kommunikációt.
Kommunikációs folyamat – mi ez?
A kommunikáció egy olyan információcsere eljárás, amely alapján a vezető megszerzi a hatékony döntések meghozatalához szükséges információkat, és a meghozott döntéseket eljuttatja a vállalkozás dolgozóihoz is. Rossz kommunikációs teljesítmény esetén a döntések hibásnak bizonyulhatnak. Az emberek nem fogják jól megérteni, mit követelnek meg tőlük a hatóságok, és ez tele van az interperszonális kapcsolatok felbomlásával. A kommunikációs folyamatok hatékonyságát gyakran az határozza mega döntések minősége és azok jövőbeni végrehajtása.
Az információ különleges szerepet játszik az interperszonális és szervezeti kommunikáció megvalósításában. Ez a kommunikáció eredménye, a kommunikációs eljárás külső megnyilvánulása. Az információ különleges helyet foglal el az ember verbális viselkedésében. Egyik tárgyról a másikra megy át. Ugyanakkor egyének, csoportok vagy egész szervezetek működhetnek itt alanyként.
A kommunikáció történhet ötletek, vélemények, készségek, tények, észlelések vagy érzések közvetítésével. Ehhez a kívánt válasz megszerzése szükséges. Ugyanakkor figyelembe kell venni, hogy a szervezeti kommunikáció és információ rendszere különböző jelenségek, bár összefüggenek egymással. Így a kommunikáció nem csak az, amit továbbítanak, hanem az is, hogy ez a „valami” hogyan kerül átadásra. Az információ csak a kommunikációs folyamat szerves részét képezi.
Szervezeti kommunikációs rendszer
A kommunikáció egy olyan folyamat, amelyben két vagy több ember bizonyos információkat cserél. A szervezeti kommunikáció fő célja a cserélendő információ megértése. Hiszen maga a csere ténye nem garantálja a végrehajtott eljárás sikerét.
A szervezeti kommunikációs rendszer több tárgyból áll:
- feladó - olyan személy, aki ötletet generál vagy információt választ ki az átvitelhez;
- csatorna - információhalmaz továbbításának eszköze;
- címzett - az információt fogadó és azt értelmező személy;
- üzenetek – közvetlen információ meghatározott karakterek sorozatába kódolva.
A feladó és a címzett a két fő entitás. A kommunikációs folyamat során több, egymással összefüggő szakaszon mennek keresztül. Feladatuk az üzenet megalkotása és egy csatorna közvetítése úgy, hogy mindkét fél egyformán értelmezze az eredeti ötletet. Ez meglehetősen nehéz feladat, mivel minden további lépés eltorzíthatja az ötlet értelmét.
Az interperszonális és szervezeti kommunikáció négy szakasza így néz ki:
- ötlet generálása;
- kódolás és a kívánt információátviteli csatorna kiválasztása;
- információ továbbítása;
- dekódolás.
Egy kicsit többet az egyes lépésekről.
Kommunikációs elemek
A kommunikációs folyamat gyakran csak néhány másodpercet vesz igénybe, ezért meglehetősen nehéz konkrét szakaszokat kiemelni belőle. Ennek ellenére a szociológusok a kommunikációs folyamat négy fő szakaszát azonosították és elemezték.
Az első szakaszt ötletgenerálásnak hívják. A szervezeti kommunikáció olyan eljárás, amely bizonyos információk megfogalmazásával kezdődik. A feladó üzenet kézbesítésével oldja meg a problémát. Gyakran az ilyen próbálkozások már az első szakaszban kudarcot vallanak, mivel a küldő nem tölt elég időt az ötlettel.
Sok szakértő hangsúlyozza a fontosságot, még a túlnyomó isaz első szakasz értéke. "Ne kezdj el beszélni, mielőtt elkezdesz gondolkodni" - mondta egyszer Jefferson Davis, az amerikai polgárháború hőse. Mindig gondoljon arra az ötletre, amelyet át szeretne adni a címzettnek. Biztosnak kell lennie ennek az ötletnek a relevanciájában és megfelelőségében, valamint a konkrét helyzetben és célban.
A második lépés a kódolás és a csatornaválasztás. A kommunikáció szervezeti kultúrája megköveteli a küldő által átadni kívánt gondolat újrafogalmazását bizonyos szimbólumokká. Lehetnek szavak, gesztusok, intonációk vagy valami más. A kódolás az, ami egy ötletet teljes üzenetté alakít.
A gondolat jó közvetítése érdekében a küldőnek olyan csatornát kell választania, amely kompatibilis a kódoláshoz használt karaktertípusokkal. A legismertebbek a beszéd, az írás és a különféle elektronikus médiák: videofelvételek, e-mailek, számítógépek stb. Az anyagok továbbítása nem lehetséges, ha a csatorna nem alkalmas a kiválasztott karakterek fizikai formájára. Azt is meg kell jegyezni, hogy a kommunikációs folyamatok hatékonysága csökkenthető, ha a csatorna nem egyezik az első szakaszban kidolgozott ötlettel.
A személyközi, csoportos vagy szervezeti kommunikáció folyamatának harmadik szakasza az információ közvetlen továbbítása. A feladó a csatornát használja az üzenet kézbesítésére – a kódolt ötlet fizikai továbbításra kerül.
Végül az utolsó lépést dekódolásnak nevezzük. A fogadó lefordítja a feladó által összeállított, fogadott karaktereketsaját gondolatok. A kommunikáció befejezése a folyamat két alanya általi ötlet megfogalmazásával függ össze.
Kommunikációs típusok
A szervezeti kommunikáció egy széles és nagyon terjedelmes folyamat, amely sok különböző elemet tartalmaz. A legelterjedtebb besorolás szerint a kommunikatív eljárást belsőre és külsőre osztják. A külső folyamat a szervezet és a külső környezet interakciója. Ráadásul a külső tényezők erősen befolyásolják a szervezet tevékenységét.
A vállalkozások különféle eszközöket használnak a külső környezetük összetevőivel való kommunikációra. A meglévő potenciális fogyasztók a szükséges információkat reklám vagy egyéb áruk reklámozása útján kapják meg. Itt rendkívül fontos egy bizonyos imázs, amely a szervezeti imázst alkotja.
A kommunikáció második típusát belsőnek nevezzük. Ezek szervezeten belüli kapcsolatok a különböző szintek és osztályok között. Lehetnek formálisak vagy informálisak.
A formális kommunikációs kapcsolatok olyan jelenségek, amelyeket a vállalat szervezeti felépítése, a vezetési szintek és a funkcionális egységek közötti kapcsolat határoz meg. Az informális kommunikáció az úgynevezett „pletykacsatorna”. A pletykák nem mindig tekinthetők pontatlan információnak. Tanulmányok azt mutatják, hogy a szervezeti pletykák több mint 80%-ának nagyon is valós és jól megalapozott eseményalapja van.
A szervezeti kommunikáció az informális csatornák legszélesebb rendszere. Ez a következő típusú információkat tartalmazhatja:
- szervezeti struktúra megváltoztatása;
- közelgő akciók és transzferek;
- szervezeti viták részletei;
- közelgő termeléscsökkentés;
- informális találkozók stb.
Egy másik besorolás szerint a szervezeti kommunikáció struktúráját szintek alkotják. Tehát az információátadás folyamatai vertikálisan is megvalósíthatók, azaz lehetnek csökkenő és növekvő. Az információs folyamatok leszálló csoportja az információ átvitele magasabb szintről alacsonyabb szintre - például amikor egy alkalmazottat megkérdeznek a feladatokról, prioritásokról, a kívánt eredményekről stb. A felfelé irányuló kommunikáció javaslatok, jelentések formájában történik., magyarázó megjegyzések stb.
Kiemelje még az osztályok közötti kommunikációs folyamatokat, a munkacsoport és a hatóságok, a szakszervezeti képviselők és a menedzsment stb. közötti kommunikációt.
A kommunikációs akadályok típusai
A kommunikáció szervezeti kultúrájának hatékonysága érezhetően csökkenhet az úgynevezett korlátok – interperszonális korlátok – miatt. Rendszerszinten több típusra oszthatók.
Az első akadályt az észlelési feltételek okozhatják. A menedzser vagy a kormányzó struktúra bármely más képviselőjének feladata, hogy megértse az észlelés lényegét, meghatározza a "valóságot az egyén számára". Köztudott, hogy az emberek nem a környezetükben zajló valós jelenségekre reagálnak, hanem arrae jelenségek észlelésének módjai. Az észlelést befolyásoló tényezők megértésével számos akadály leküzdhető.
Az észlelési akadályok leggyakoribb példája a fogadó és a küldő tevékenységi területei közötti konfliktus. Ugyanaz az információ a tapasztalatuktól függően eltérő módon értelmezhető. Az emberek szelektíven kaphatnak információkat, figyelembe véve érdeklődésüket, nézeteiket, követelményeiket és érzelmi állapotukat.
A következő szervezeti kommunikációs akadályt szemantikusnak nevezik. A szemantika a szavak használatának és jelentésének tudománya. Bizonyos szavak gyakran félreértésekhez vezetnek, mivel a szövegkörnyezettől függően megváltoztathatják jelentésüket.
A kommunikációs akadályok harmadik csoportját a non-verbális akadályok alkotják. Bármilyen karakterről beszélünk, kivéve a szavakat. Ez egy mosoly, egy feszült arc, összevont szemöldök, szemkontaktus és még sok más. Itt különösen fontos az intonáció – a szavak pontos kiejtése. Egy és ugyanaz a kifejezés más karaktert, egyenlőtlen érzelmi konnotációt kaphat.
A nem hatékony visszajelzés a negyedik problémás tényező a szervezeti kommunikációban. Mindenki tudja, hogy az elküldött üzenetre adott válasz legalább némiképp értékes. Ellenkező esetben az egyik fél sikertelennek tekinti a kommunikációt.
Problémamegoldás a szervezeti kommunikációs rendszerben
Jelenleg több stratégiát is kidolgoztak ennek érdekébenhatékonyan leküzdeni a kommunikációs akadályokat és javítani a kommunikáció hatékonyságát a szervezeti alkalmazottak szintjén.
Először is, a vállalat vezetése fordítson figyelmet alkalmazottaik kommunikációs készségeinek fejlesztésére. Az alanyok közötti interakció legnépszerűbb módja az aktív hallgatás. Ennek a technikának a jelentése abban rejlik, hogy a hallgató képes segíteni a beszélőnek pontosan azt mondani, amit kezdetben közvetíteni szándékozott. Az aktív hallgatásnak több alapelve van:
- kérdezzen, de ne szakítsa félbe a beszélőt;
- ajándékozza a beszélgetőpartnert, alakítson ki barátságos és meleg légkört;
- legyen türelmes és kerülje a konfliktust a tanulási szakaszban;
- együttérzését és érdeklődését tanúsítsa a beszélgetőpartner iránt;
- próbálja semlegesíteni a zavaró tényezőket, kerülje a külső beavatkozást.
Másodszor, a főnököknek tisztázniuk kell saját kívánságaikat és elképzeléseiket, mielőtt továbbadnák azokat. Rendszeresen át kell gondolni és elemezni kell azokat a kérdéseket és problémákat, amelyeket az átvitel tárgyává kell tenni.
A hatékony szervezeti kommunikáció olyan technikák használatával érhető el, mint a visszacsatolás, a "kívülről való tekintet", a lehetséges problémákra való fogékonyság stb.
Perszonális kommunikáció
A szervezeti kommunikáció bármely formája csak akkor tekinthető sikeresnek, ha fő elemei minőségileg kialakultak -az interperszonális kommunikáció jelenségei. Hogyan lehet helyesen megtervezni a kommunikációt két vagy több tantárgy között? A kezdéshez tarts szem előtt néhány alapelvet:
- az elhangzott vagy elküldött dolgok megsemmisülésének visszafordíthatatlansága;
- visszajelzés, mint a kommunikációs folyamat elengedhetetlen feltétele;
- az interperszonális kommunikáció visszafordíthatatlansága és elkerülhetetlensége a társadalomban.
A kommunikációnak három fő formája van. Ez egy jól ismert dialógus, monológ és polilógus. Ez utóbbi forma különleges szerepet játszik a kommunikáció szervezeti formájának kialakításában.
A kommunikációs folyamatok optimalizálásának módjai
Különös figyelmet fordítson a visszajelzésekre. A szervezeti kommunikáció elengedhetetlen eleme. Ennek az összetevőnek a szerepét nem lehet alábecsülni. Ez az a válasz, amely a kommunikációs folyamatot a legminőségibb és leghatékonyabbá teszi.
Ne feledje, hogy a visszajelzésnek időszerűnek és világosan felépítettnek kell lennie. Tartalmaznia kell egy átfogalmazott eredeti üzenetet és számos tisztázó kérdést. Nem kívánatos az eredeti üzenet értékelése – negatív és pozitív egyaránt.
A visszajelzés legáltalánosabb és legmegbízhatóbb módja a kérdések feltevése. Leggyakrabban arra van szükség, hogy összehasonlítsák a bejövő üzenetet azzal, amit a címzett eredetileg hallani akart. Ugyanez vonatkozik a feladóra is: további kérdéseket tehet fel a címzettnek, hogy összehasonlítsa az elküldött anyagot azzal, amit eredetileg megfogalmazni kellett volna.
Azérta szervezeti kommunikáció hatékony menedzselése, törekedni kell az alkalmazottak technikai kommunikációs készségeinek fejlesztésére - nevezetesen emlékeztetők írása, fax, e-mail stb.
Az irányítási rendszereket és a kommunikációs kultúrát egyértelműen ki kell alakítani. A modern szervezetek használhatják a vállalati típusú "forróvonalakat" - amikor az alkalmazottak bármikor igénybe vehetik az információcserét, tisztázó kérdéseket tehetnek fel, elmondhatják gondolataikat, értékítéletüket, közös piknikeket, kirándulásokat szervezhetnek stb. Mindezek a szervezeti kommunikáció informális példái.
Szóval, jó néhány módszer létezik a szervezeti kommunikáció hatékonyságának javítására. Ugyanakkor egy kérdés továbbra is aktuális: miért van egyáltalán szükség adatcserére és kommunikációs eljárásokra? Milyen jelentéssel bírnak és mit hordoznak? Próbáljuk meg jobban kitalálni.
A kommunikáció jelentősége a szervezeti folyamatban
A kommunikációs folyamatok fejlődésének modern korszaka lehetővé teszi, hogy ezt a jelenséget a társadalmi termelés szükségletei által meghatározott termékként értékeljük. Az olyan hagyományos tényezők, mint a munkaerő, a föld és a tőke csak akkor működnek, ha hatékonyan alkalmazzák az adatcserét és a kommunikációs eljárásokat.
A kommunikáció alatt információátadás és válaszadás rendszerét értjük. Ez a tudás, a szellemi tulajdon, a különféle információk cseréje, stb.speciális szakmai szolgáltatástípus, melynek célja minden típusú szervezeti tőke hatékony kialakítása és hozzáértő fejlesztése. Ez a cél csak speciális technológiák, eszközök, módszerek és információtovábbítási mechanizmusok alkalmazásával érhető el.
Tudni kell, hogy kommunikáció nélkül nincs kommunikáció, kommunikáció nélkül pedig szó sem lehet egyetlen csoport létezéséről sem. Így a kommunikáció meghatározó feltétele a csoport fejlődésének és életének.
Minden kommunikáció két csoportra osztható: formális és informális. Az első csoportba az előírt típusú elemek tartoznak, vagyis azok, amelyek az ellenőrzési folyamatban zajlanak. Az informális kommunikációs típusok aránya kisebb. Spontán módon keletkeznek, és legtöbbször nem kerülnek megvitatásra. Ugyanakkor minden alkalmazott tisztában van létezésének tényével.
Egy vezetőnek vagy más vezetőnek jól kell elsajátítania a kommunikációs eszközöket. Feladatai közé tartozik a kapott eszközök helyes használata a kommunikáció folyamatában, az akadályok és korlátok leküzdése.
A kommunikáció szervezeti viselkedése az, hogy információkat ad át a vezetőknek, a döntéseket pedig az előadóknak. Kommunikációs folyamatok nélkül lehetetlen a szervezet felépítése, valamint az emberi tevékenység koordinációjának biztosítása.
Az információátadási eljárás tehát mindenben segít: lehetővé teszi az adott szervezet és a külső környezet közötti kapcsolat biztosítását, rendszerezésétaz összes irányítási funkció kölcsönhatása és a meghozott döntések következetessége.
Kommunikációs hálózatok típusai
A szervezeti kommunikáció rendszeréről beszélve ki kell emelni a kommunikációs hálózat fogalmát. Két vonallal összekötött szervezeti egységet csatornának nevezünk. Az információátadás időpontjában egy csatorna két vagy több szervezeti egységet kapcsolhat össze. Így jön létre egy információs hálózat – ez meglehetősen gyakori jelenség minden szervezetnél.
A hálózatok nyitottak és zártak. A nyitottaknak nincs akadálya az információáramlásnak a rendelkezésre álló csatornákon keresztül. Ez például egy "lánc" - egy lineáris kapcsolat az információtovábbításhoz. A "lánc" hatékony az ismétlődő, rutin műveletekhez, de nem alkalmas a folyamatosan változó körülmények közötti munkára. Hasonló séma a "kerék". Minden információ előbb-utóbb a központi pozíciót betöltő alkalmazotthoz jut.
A zárt hálózatok korlátozottak az információ terjesztésében. Olyan szervezetek használják őket, amelyek üzleti titkokat őriznek.
