Az interperszonális kapcsolatokban nem csak a beszélgetés fontos, hanem a levelezés is, mert a szöveges formában bemutatott információ könnyebben érzékelhető, sokszor elmenthető, elérhető. A modern világban úgy gondolják, hogy a levélírás elavult és irreleváns foglalkozás. Valójában a mindennapi életben az emberek gyakran fordulnak a levél műfajához. Ezért nagyon fontos, hogy megértsük az írási stílusokat, és rendelkezzünk az írási készségekkel.
Mi az a "stílus"
Mit értünk stílus alatt a nyelvészetben? A beszéd, szöveg, írás stílusa bizonyos nyelvi eszközök összessége, amellyel az ember szóban vagy írásban kifejezi gondolatait. Öt fő funkcionális beszédstílus létezik oroszul:
- köznyelvi;
- művészi;
- újságíró;
- tudományos;
- hivatalos üzlet.
Egyes nyelvészek még két további stílust különböztetnek meg: a gyóntató és a levelező stílust. Ez utóbbit érdemes részletesebben leírni.
Betűtípusok
Az episztoláris stílus a levelek írására használt nyelvi technikák összessége. Neve a görög epistola szóból származik, amely "írásos üzenetnek" fordítható. Egy-egy helyzetben ez a stílus a fő beszédstílusok jellemzőit kölcsönzi.
A címzetttől és az üzenet céljától függően a levelezés többféle típusra vagy írásmódra oszlik:
- Nem hivatalos.
- Hivatalos (üzleti).
Ha a levél célja bármilyen tudományos információ cseréje, akkor az ilyen levelezés a tudományos stílus jegyeit tartalmazza. Az újságírásban is nagyon gyakran alkalmazzák a levélstílust, amikor a szerző levelében egy konkrét személyhez és az egész nyilvánossághoz is szólhat, cselekvésre szólítva.
A betűk jellemzői
Az egyes írási stílusok jellemzői eltérőek, de vannak bizonyos jellemzők, amelyek egyesítik őket. Bármilyen üzenet megfogalmazásakor nagyon fontos egy bizonyos struktúra követése. Szükséges a címzett és a címzett elkülönítése, társadalmi szerepük meghatározása. Fogalmazza meg az üzenet lényegét a lehető legpontosabban és tömörebben az erre a helyzetre megfelelően kiválasztott nyelvi eszközök segítségével.
A céltól függően a levelek szerzője különféle kifejezéseket és beállított kifejezéseket használhat. A levelezés általában felfedi a címzett személyiségét és személyiségét. Ez nagyobb mértékben az informális írásmódban nyilvánul meg, amikor a szerzőnek több lehetősége van az eredeti nyelv használatárafordulatok vagy más módon gondolatait és érzéseit közvetíti a címzett felé. Egy levél nem csak írott monológ, néha vannak benne párbeszéd elemei, például amikor a szerző megszólítja a címzettet. A levélstílust is a beszélt és írott beszéd kombinációja jellemzi.
A különböző írási stílusok különböző írási mintákat képviselnek, és különböző kliséket használnak. Az üzenet legjobb eredményének és információtartalmának eléréséhez hasznos ismerni azok összeállítási és írási szabályait.
E-mail szerkezete
A levélstílus meghatározó jellemzője a kompozíció. Az emberek elvesznek a sokféle levelezésben, ami felveti a kérdést, hogyan kell levelet írni. Az összes betű általános szerkezete a következő elemekre redukálható:
- Kezdő, tiszteletteljes megszólítás a címzetthez.
- A fő rész, felfedi az üzenet lényegét.
- A vége, vagy végkifejlet, amely összefoglalja a leírtakat.
- A szerző aláírása és az írás dátuma.
- Egyes esetekben utóirat (P. S), amely további információkat tartalmaz.
Magánlevél
A személyes írás stílusa a legérdekesebb és legváltozatosabb. Az ilyen üzenetek egyfajta naplóoldalak, amelyekben a szerző legbensőbb gondolatait, élményeit fejezi ki. Nyilvánosságuk mértéke a küldő és a címzett közötti kapcsolat közelségétől függ.
A személyes levelek címzettjei általában családtagok, rokonok, barátok. Az ilyen levelezés intim jellegű és szigorúan bizalmas;a szerző egyértelműen nyomon követhető a történetben vagy a vallomásban. Ez lehet múltbeli eseményekről szóló történet, különféle témájú elmélkedések, megfigyelések vagy tanácsok. A kreativitás itt hihetetlenül nagy, mert a küldő hatalmas művészi és kifejező eszköztárral rendelkezik. Segítenek tisztábban tükrözni a szerző érzéseit, érzéseit egy adott alkalommal, valamilyen módon ellátják az arckifejezés funkcióját az élő kommunikációban. Tehát a személyes levelek nagyon érzelmesek és kifejezőek, mert a szerző nagyon gyakran nem habozik erős kifejezésekkel, néha még trágár szavakkal is.
A privát üzeneteknek nincsenek szigorú helyesírási szabályai, kivéve az alapvető szabályokat, amelyek minden levélírási stílusra jellemzőek. Itt a szerző gondolati szabadságát, könnyedségét és természetességét ösztönzik.
Levelek a tudományos tevékenységben
A tudományos területről szóló leveleket a tudósok közötti tudományos információcsere céljából állítják össze. Ez egyfajta tudományos jelentés, amely egy adott személynek szól. A tudományos írásmódot az előadás pontossága és következetessége jellemzi. Ennek vagy annak az információnak kétértelmű értelmezése itt elfogadhatatlan, az anyagot egyértelműen kell érteni. A tézisek és kifejezések használata segíti ennek a célnak az elérését. A tudományos információkat vitathatatlan tényekkel is alá kell támasztani, amelyek megerősítik azok hitelességét.
A tudományos írás létrehozásának céljaihoz monotónia és száraz előadás szükséges. Természetesen egy ilyen üzenet mentes a kifejezőerőtől,az objektivitás döntő szerepet játszik benne. Leggyakrabban az anyag bemutatása a tudományos írásban monológ formájában történik. A szerző kezdete egy ilyen levélben minimálisra csökken. Itt fontos, hogy a levél tartalmára összpontosítsunk, és ne annak a személyére, aki azt írta. A feladó személyes véleménye azonban bizonyos mértékig – bár implicit módon – továbbra is megjelenik.
Levelezési stílus az újságírásban
Az újságírói művek fő célja, hogy egy jól felépített beszéd segítségével befolyásolják az olvasót, inspirálják valamilyen gondolattal, ötlettel. E cél elérése érdekében sok újságíró levél formájában folyamodik, amelyet a médiában tesz közzé. Az ilyen üzenetek kétféleek lehetnek: címzettel és anélkül. A konkrét címzett nélküli levél az emberek széles körének szól. Ezekben az aktuális kérdésekre vagy eseményekre hívják fel a közvélemény figyelmét. Az újságírásban vannak olyan levelek, amelyek egy meghatározott személyhez, például államfőhöz vagy más médiaszemélyiséghez szólnak. Feladatuk, hogy a befolyásos címzetteket rávegyék a sürgető problémák megoldására, azonnali cselekvést követeljenek.
A tudományos írással ellentétben az újságírói stílus szubjektívebb és ellentmondásosabb. Az aktuális események ismertetésére és értékelésére a publicista ügyesen manipulál különféle kifejező eszközöket.
Helyesírási jellemzők
Az újságírók gondosan választanak ki egy társadalmilag fontos eseményt, és átfogóan elemzik azt a levél írója vagy ügyfele szempontjából. Továbbá bizonyos ítélet születik, és megoldási javaslatokat tesznek.a leírt problémát. Egy ilyen levél összeállításánál nagyon fontosak a meggyőzési készségek, valamint az emberi pszichológiai ismeretek. A gyakorlatba ültetve a publicisták a szükséges irányba irányítják a vitát, így alig vagy egyáltalán nem hagynak választási szabadságot az olvasók számára.
Hivatalos levél
A betűosztályozási rendszerben a formai írásmód különleges helyet foglal el. Üzleti levelezésben használják, vállalatközi kommunikációs csatorna. A hivatalos írásnak sok típusa van, amelyek különböző funkciókat látnak el. Ennek is világos felépítése és szigorú szabályai vannak, amelyektől nem szabad eltérni. Az üzleti levél a hivatalos üzleti beszédstílusban rejlő eszközöket használja. A legtöbb esetben egy ilyen üzenetnek meghatározott címzettje van, például jogi személy vagy magánszemély.
Az üzleti írásmód sajátossága a száraz, formális és monoton nyelvezetben rejlik. Hatalmas mennyiségű írószert, bélyegeket, kliséket és szabványos fordulatokat, valamint különféle rövidítéseket használ. Az információ egyszerű, gyakori mondatokon keresztül jelenik meg. A hivatalos levelek hangvétele semleges, az információk megjelenítése a lehető leglogikusabb, következetes. Mindez hozzájárul az üzleti levelezés fő feladatának megoldásához: egy konkrét üzenet pontos, tömör és tárgyilagos közvetítéséhez, megfosztva azt érzelmi színezetétől és szubjektivitásától.
Hivatalos levelek típusai
A tartalomtól függően az üzleti leveleket sokféle típusra osztják. Általában minden hivatalos levélben egy probléma szerepel. Ha szükséges azonnal megoldani kettő vagy többproblémák esetén több típus is belefér egy üzenetbe.
A következő típusú üzleti leveleket különböztetjük meg:
- Borító – levél a dokumentumok küldésére vonatkozó utasításokkal.
- Garancia – bizonyos feltételek megerősítése és megszilárdítása.
- Hálaadás – a hála és a további együttműködés iránti vágy kifejezése.
- Meghívók – hivatalos felhívás az eseményen való részvételre.
- Gratulálunk.
- Információs.
- Promóció vagy együttműködési ajánlatok.
- Kérések.
- Értesítések.
- Kérések.
- Válaszlevél.
Üzleti levél írása
Hogyan írjunk helyesen hivatalos levelet? Fontos ismerni és helyesen alkalmazni az ilyen üzenetek összetételének törvényeit. Először is el kell döntenie a levél tárgyát és típusát. Itt figyelembe kell vennie minden olyan információt, amelyről a címzett már tud, és ebből kiindulva alaposan mérlegelnie kell a bemutatott tartalmat és érveket. A levél legyen a lehető leginformatívabb és logikusabb, szükségtelen kitérők és víz nélkül.
Az üzleti leveleknek két csoportja van: egydimenziós és többdimenziós, vagy egyszerű és összetett. Az egydimenziós üzenetek tömörek, és csak egy problémát érintenek. Általában nem igényelnek választ. A többdimenziós levelek számos problémát vetnek fel, ezért felépítésük bonyolultabb. Összetételüket részletesen meg kell fontolni.
Egy összetett levél szövege több részből áll. NÁL NÉLaz első rész jelzi azokat az indítékokat, amelyek a szerzőt az üzenet megírására késztették, megadja a szükséges érveket. Itt kell válaszolni arra a kérdésre, hogy milyen célból készült ez a levél. A második részben a szerző következtetéseket von le, javaslatokat, megoldásokat tesz a felvetett problémára, kéréseket.
Bizonyos formális betűtípusok szerkezete
Kérés levél:
- A kérés oka.
- Maga a kérés.
- Kívánt eredmény, hála és együttműködési hajlandóság kifejezése, ha a kérés teljesül.
Kérés levél:
- A kérés fontosságának oka.
- Maga a kérés.
- Eredmény, ha a kérés teljesül.
Kísérőlevél
- Lényeges megjegyzés.
- Anyag információk.
Kérés elutasító válaszlevél
- Egy korábbi kérés másolata.
- Elutasítás oka.
- Nyilatkozat az elutasítás vagy elutasítás tényéről.
A válaszlevél néha alternatív módokat kínál a felmerült probléma megoldására.
A modern irodai munka során többnyire egydimenziós hivatalos leveleket használnak.
Betűterv
Az üzleti levelezés a hivatalos levelek fejlécén történik. Meg kell felelniük a kormányzati szabványoknak, és tartalmazniuk kell a következő elemeket:
- Jogi személy logója.
- A jogi személy neve (a levél szerzője).
- Elérhetőségek (cím, számtelefon, e-mail, webhely).
- A levél kelte.
- A levél regisztrációs száma.
- Hivatkozás a bejövő üzenet dátumára és számára (ha például válaszlevélről van szó).
A levél végén a feladó a következő információkat jelzi:
- A levelet aláíró személy beosztása és vezetékneve kezdőbetűivel.
- Pozíció és vezetéknév a fordító kezdőbetűivel (ha nem írja alá).
- Alkalmazások listája (ha elérhető).
A formai szabályok betartása mellett a papír fontos szerepet játszik a tervezésben (ha a levelet hagyományos levélben küldik). Az üzleti üzenet típusától függően eltérő lehet. Például egy sima fehér papír megfelelő egy szokásos hivatalos levélhez. Meghívó levelekhez, gratulációhoz, köszönethez a legjobb vastag vagy dombornyomott papírt választani. Az értékesítési levelek jól mutatnak színes papíron.
Klichék és beállított kifejezések
A formális írásmód szabályai kész nyelvi képletek használatát követelik meg. A következő konstrukciók különféle helyzetekben használhatók:
Az okok és indítékok alátámasztásakor:
- Pénzügyi segítség hiánya miatt…
- A nehéz gazdasági helyzet miatt…
- A közös munka érdekében…
- Leveled szerint…
- Protokoll szerint…
- Kérésedre válaszolva…
- Megállapodásunk megerősítéseként…
- Az elszámoltathatóság növelése érdekében…
- Az Ön kérésére…
Kérés levél írásakor:
- Kérem, segítsen…
- Kérjük, küldje el a címünkre…
- Kérjük, vegyen részt…
- Kérjük, intézkedjen…
- Kérjük, vegye figyelembe…
- Tájékoztassanak…
- Kérjük, számolja fel az adósságot…
Kísérőlevéllel történő bejegyzéshez:
- Információk küldése…
- Referenciaanyagok visszaküldése…
- Küldjük a részünkről aláírt szerződést…
- Referencia irodalom küldése… stb.
A visszaigazoló e-mailek így kezdődnek:
- Megerősítés…
- Köszönetnyilvánítás…
Válaszlevél írásakor (nem teljesítve egy kérést):
- Ajánlatát a következő okok miatt utasították el…
- A nekünk megküldött közös cselekvési terv tervezetét tanulmányozták. Elfogadhatatlannak tartjuk a következő okok miatt…
- Elfogadjuk közös munkára vonatkozó kérését…
A levél szövegének utolsó szavai a következők lehetnek:
- Kérjük, küldje el nekünk az információkat.
- Szeretettel kérjük, ne késleltesse válaszát.
- Elnézést a késésért a válaszadásért.
- Reméljük, hogy kérésünket teljesítik.
A meghívólevelek megfogalmazásakor:
- Üdvözlünk a részvételben…
- Kérjük, küldjön képviselőt…
A garancialevél megfogalmazásakor:
- Fizetés garantált…
- Garantált termékminőség…
- Garantált határidők…
Ezek az üresek segítenekcsináld jól.
