Az 1961. október 5-i Hágai Egyezmény nagymértékben leegyszerűsítette a nemzetközi dokumentumáramlást. Az egyezményhez csatlakozott országok az egyezményhez kötött megállapodások ratifikálása után kötelezettséget váll altak arra, hogy további és hosszadalmas eljárások nélkül elismerik a szintén aláíró államok területén keletkezett dokumentumokat. Ez jelentős idő- és anyagi megtakarítást eredményezett. Nézzük meg közelebbről, miből állt ez a megállapodás, és derítsük ki, kik voltak az 1961-es Hágai Egyezményben részt vevő országok.
A kongresszus összehívásának oka
De először is határozzuk meg, hogy pontosan mi késztette a nemzetközi közösséget az államok közötti dokumentumáramlás egyszerűsítésének szükségességére.
1961 előtt a különböző országok közötti dokumentumáramlás kényelmetlen volt. Ahhoz, hogy egy másik államban elismerjék, egy további többlépcsős konzuli legalizálási eljáráson kellett keresztülmenni. Az adott országtól függően akár több hónapig is eltarthat. Az is előfordult, hogy ezalatt a dokumentum már elvesztette relevanciáját.
Közjegyzői okiratba kellett foglalni, le kellett fordítani a kívánt nyelvre. ÉsA fordító aláírása közjegyzői igazolást is igényelt. Ezt követően az iratot küldő ország Igazságügyi Minisztériumától és a Külügyminisztérium Konzuli Osztályától kellett igazolás. Végül legalizálni kellett a levelezést annak az országnak a nagykövetségén, ahová küldték.
Emellett a nagyszámú irat folyamatos legalizálásának igénye lelassította az osztályok és a konzulátusok munkáját más tevékenységi területeken, további munkaerőt igényelt, ami anyagi költségekhez vezetett.
A megállapodások tartalma
Mi a lényege az 1961-es Hágai Egyezmény tagállamai által aláírt megállapodásnak? Foglalkozzunk ezzel a problémával.
A megállapodások kimondták, hogy minden, azokhoz csatlakozott ország elismerte a megállapodásban részt vevő más államok területén kiállított hivatalos dokumentumokat külön konzuli legalizálás nélkül.
Az egyetlen korlátozás az volt, hogy ezt a dokumentációt az aláírás hitelességének és az aláíró jogosultságának igazolása érdekében apostillel kellett hitelesíteni.
Mi az apostille?
Mit értett a Hágai Egyezmény ezzel az intézkedéssel? Az Apostille egy speciális négyzet alakú bélyegző, amely a megállapított minta bizonyos részleteit tartalmazza.
Ez a bélyegző kötelező, függetlenül a kitöltési országtól és attól az országtól, ahol a dokumentumot átadják, tetején a névnek kell szerepelniefrancia "Apostille (1961. október 5-i hágai egyezmény)". Az apostille kötelezően feltüntetendő adatok közül a következők említhetők meg:
- az apostille-t kiállító ország neve;
- a dokumentumot aláíró személy neve;
- pozíciója;
- annak az intézménynek a neve, ahonnan a dokumentáció származik;
- település, ahol a tanúsítványt birtokolták;
- azonosító dátuma;
- a dokumentációt hitelesítő kormányzati szerv neve;
- Apostille sorozatszám;
- a dokumentációt hitelesítő intézmény pecsétje;
- a tanúsítást végző tisztviselő aláírása.
Ezen túlmenően a Hágai Egyezmény megállapította, hogy az Apostille szabványos méretének legalább 9 x 9 cm-nek kell lennie. A gyakorlatban az Apostille nem mindig négyzet alakú, amint azt a megállapodások korábban rögzítették. Például Oroszországban gyakran téglalap alakú bélyeg alakú. A legtöbb esetben a fogadó fél nem talál hibát az apostille szabványos formájában, de volt már példa arra, hogy megtagadta az ilyen dokumentumok elfogadását.
Az apostille használatának árnyalatai
Az apostille nyelve lehet az egyezmény egyik hivatalos nyelve (francia vagy angol), vagy az azt kibocsátó ország nyelve. Az esetek túlnyomó többségében a kétnyelvűséget alkalmazzák, vagyis az apostille-t kiállító ország nyelvét és az egyezmény egyik hivatalos nyelvét is.
Az Apostille felragasztható közvetlenül a hiteles okmányra és a hozzá csatolt külön papírra is.
Jelenleg számos állam foglalkozik az elektronikus Apostille használatának kérdésével. Ez a kérdés az elektronikus dokumentumkezelés egyre terjedő terjedése kapcsán vált nagyon aktuálissá. Ezen országok közé tartozik különösen az Egyesült Államok, Ausztrália, Andorra, Ukrajna, Új-Zéland és más államok.
Hol van elhelyezve az apostille?
Nézzük meg, hogy az 1961. évi Hágai Egyezményben részt vevő országok mely konkrét dokumentumokon helyeznek el apostille-t.
Ez a dokumentumlista egy adott ország joghatósága alá tartozó kormányzati szervektől vagy más szervezetektől származó levelezést, közjegyzői okiratokat, adminisztratív dokumentumokat, valamint a dátumot igazoló különféle hivatalos feljegyzéseket és vízumokat tartalmazza. Ezenkívül a közjegyző által nem hitelesített okiratok minden aláírását apostillel kell hitelesíteni.
A Hágai Egyezmény alóli kivételek
Ugyanakkor számos olyan feltétel létezik, amelyek mellett a különböző országok közötti iratforgalomhoz még a Hágai Egyezményben előírt apostille sem szükséges.
Először is, a dokumentumáramlás egyszerűsített formában valósul meg, ha kétoldalú megállapodás van az országok között a dokumentumok további formalitások nélküli átvételéről. Ebben az esetben még akkor sem, ha mindkét ország részes fele a Hágai Egyezménynek, nincs szükség apostille-ra a dokumentumok hitelességének megerősítéséhez. Elég jelentkezniaz okirat közjegyző által hitelesített fordítása. Például Ausztria és Németország, valamint sok más ország hasonló megállapodást kötött egymás között. De ezek pontosan országok közötti kétoldalú megállapodások, nem pedig több állam külön egyezménye.
Az apostille-t sem kell elhelyezni, ha a külföldi szervezet, ahová a dokumentumot küldi, nem igényel különleges igazolást.
Nem igényel apostille hitelesítést a közvetlenül a diplomáciai és konzuli hivatalokból származó dokumentumokhoz.
Az utolsó kivétel a vámműveletekkel kapcsolatos vagy kereskedelmi jellegű papírok. De a kereskedelmi és a nem kereskedelmi tevékenységek szétválasztásakor problémák adódhatnak, mivel nincs egyértelmű különbségtétel. Például számos, kereskedelmi ügyletnek minősíthető banki dokumentum ennek ellenére apostillel van hitelesítve.
Az egyezmény aláírása
Az egyezmény feltételeit az 1961-es hágai Nemzetközi Magánjogi Konferencián tárgy alták meg.
Ezt a konferenciát 1893 óta tartják a holland városban. A benne részt vevő államok célja a nemzetközi magánjog (PIL) egységesítése, a felesleges formalizmusoktól és bürokráciától való megszabadulás volt. 1955-re a Konferencia teljes jogú szervezetté vált a tagállamokkal.
Különböző években, a PIL Konferencia során egyezményeket írtak alá a polgári eljárásról, az igazságszolgáltatáshoz való hozzáférésről, az áruk értékesítésére vonatkozó jogszabályokról, ill.sok más. 1961-ben ezen ülések egyikén aláírták a külföldi okmányok legalizálásáról szóló egyezményt.
Az egyezményben részes országok
Az Egyezmény kidolgozásában minden olyan állam részt vett, amely 1961-ben tagja volt a PIL Konferenciának. Nézzük meg, kik azok az országok, amelyek részt vesznek az 1961-es Hágai Egyezményben. Ez lehetővé teszi azoknak az államoknak a gerincét, amelyek elsősorban részt vettek a dokumentumok legalizálására vonatkozó korlátozások felszámolásában.
Ezek az országok a következők: Svédország, Spanyolország, Nagy-Britannia, Görögország, Norvégia, Hollandia, Dánia, Belgium, Ausztria, Írország, Törökország, Finnország, Németország. Luxemburg, Svájc, Olaszország, Japán, Egyiptom és Portugália. Argentína, Brazília, India, a Szovjetunió, az USA, Kína és a világ sok más nagy állama nem volt tagja a PIL-konferenciának, ezért nem vett részt a megállapodások kidolgozásában.
Az egyezményhez elsőként csatlakozó országok
Ugyanakkor megjegyzendő, hogy az apostille használatára vonatkozó megállapodások kialakulása még nem jelentette e rendelkezés automatikus hatályba lépését a részt vevő országok területén. Nem, mindegyiküknek külön kellett döntenie a csatlakozásról, és azt ratifikálnia kellett, a hazai jognak megfelelően. Ugyanakkor olyan országok is csatlakozhattak az egyezményhez, amelyek nem vettek részt a fejlesztésben.
Az első államok, amelyek területén az egyezmény hatályba lépett, Nagy-Britannia, Franciaország, Hollandia és Hongkong. Ez mindössze négy évvel az aláírás után történtmegállapodások, 1965-ben. Németország, Botswana, Barbados és Lesotho a következő évben csatlakozott. Egy évvel később Malawi, 1968-ban pedig Ausztria, Málta, Mauritius és Szváziföld.
További kiegészítések
A következő két évtizedben a következő országok csatlakoztak a szerződéshez: Tonga, Japán, Fidzsi-szigetek, Liechtenstein, Magyarország, Belgium, Svájc, Portugália, Argentína, Makaó, Ciprus, Bahamák, Suriname, Olaszország, Izrael, Spanyolország, Dominikai Köztársaság, Seychelle-szigetek, Luxemburg, Saint Vincent és a Grenadine-szigetek, Vanuatu, USA. Ezek közül az utolsó országok belépése különösen fontos. A fenti időszak végén Antigua és Barbuda, Norvégia, Görögország, Törökország, Finnország és Brunei csatlakozott az egyezményhez.
1991-ben a résztvevő országok száma Szlovéniával, Panamával, Macedóniával, a Szovjetunióval és Horvátországgal bővült. 1992-ben Oroszország a felbomlott Szovjetunió jogutódjaként csatlakozott a szerződéshez. Franciaország különösen üdvözölte ezt az eseményt. Mostantól hazánkban is alkalmazhatja az apostille-t.
Emellett ugyanabban az évben Bosznia-Hercegovina, Szerbia, Fehéroroszország és a Marshall-szigetek is részesei lettek a megállapodásnak. 1993-ban egyetlen ország, Belize csatlakozott a szerződéshez. De a következő évben az egyezményt egyszerre két ország – Saint Kitts és Nevis, majd Örményország – ratifikálta. Ezek az országok azonnal megkapták az Apostille szabad használatának jogát szinte minden szerződéses államban, beleértve Oroszországot és az Egyesült Államokat is. Ausztrália és Mexikó a következő évben a Konvent tagja lett. Kétségtelen, hogy e nagy országok belépése megerősítette ennek a közösségnek a pozícióját. 1995-ben isDél-Afrika és San Marino csatlakozott a szerződéshez.
Az elmúlt 15 évben az egyezményt Lettország, Libéria, Salvador, Andorra, Litvánia, Niue, Írország, Cseh Köztársaság, Venezuela, Svédország, Szamoa, Trinidad és Tobago, Kolumbia és Kazahsztán is ratifikálta, Namíbia, Románia, Bulgária. Észtország, Új-Zéland, Szlovákia, Grenada, Saint Lucia, Monaco, Ukrajna, Albánia, Izland, Honduras, Azerbajdzsán, Ecuador, Cook-szigetek, India, Lengyelország, Montenegró, Dánia, Moldova, Grúzia, São Tome és Príncipe, Dominikai Köztársaság, Mongólia, Zöld-foki-szigetek, Peru, Kirgizisztán, Costa Rica, Omán, Üzbegisztán, Uruguay, Nicaragua, Bahrein, Paraguay, Burundi. 2016-ban legutóbb Koszovó, Brazília, Marokkó és Chile csatlakozott.
Elismerési probléma
De ennek ellenére nem minden, az 1961-es Hágai Egyezményben részt vevő ország ismeri el a többi tag apostille-levelét. Ennek okai lehetnek mind technikaiak, mind formálisak, mind pedig politikaiak. Például a világ számos országa nem ismeri el Koszovót államként. Emiatt az ország apostille-jelét Ukrajna, Szerbia, Fehéroroszország és Oroszország nem ismeri el. Franciaország ezzel szemben minden tagállam Apostille-levelét elismeri.
Technikai okokból Görögország 2012-ig nem ismerte el Ukrajna apostille-jelét.
A Hágai Egyezmény jelentése
Nehéz túlbecsülni a Hágai Egyezmény jelentőségét. Elfogadása után a különböző országok közötti dokumentumáramlás sokkal könnyebbé vált. Évről évre egyre több állam csatlakozik az egyezményhez: Dél-afrikai Köztársaság, Venezuela, Koszovó, Chile…
Az Egyezmény elfogadása után az azt ratifikáló országoknak nem kell hosszú és kényelmetlen eljáráson átmenniük a dokumentumok legalizálására. Ezért még olyan kis szigetállamok is aláírták a megállapodást, mint a Marshall-szigetek, Antigua és Barbuda és a Zöld-foki-szigetek.
